A nota fiscal (NF) funciona como uma certidão de nascimento da compra. É ela que indica a data e onde o cliente adquiriu determinado produto, além de comprovar sua garantia. Por isso, quando uma mercadoria adquirida não é entregue ou é recusada pelo comprador, é muito importante a emissão de uma nota fiscal de devolução.
Apenas esse documento conseguirá, por exemplo, mostrar que aquele produto voltou para o estoque ou para o fornecedor de origem. Isso garante o crédito de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e a correta apuração desses e demais impostos (como o IPI), deixando a empresa em dia com suas obrigações fiscais.
Quer saber mais sobre o assunto e entender como fazer nota de devolução? Então, siga a leitura do post e esclareça todas as suas dúvidas. Vamos lá?
O que é e para que serve a nota fiscal de devolução?
A nota fiscal de devolução anula a operação de compra e venda não concretizada. Vale lembrar que quando há trânsito de mercadoria, a NF-e não pode ser cancelada. Sendo assim, em situações em que o produto que saiu para ser entregue é recusado, emite-se uma nota fiscal de devolução.
Quando o comprador, por algum motivo, recusa-se a receber a mercadoria, o produto deve retornar ao estabelecimento acompanhado pelo DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) da NF-e de origem com a justificativa da devolução descrita no verso do DANFE.
Caso o destinatário tenha registrado a entrada da mercadoria no CNPJ dele, deverá emitir uma nota fiscal de devolução para anular os efeitos da venda anterior. Então, será aplicada nessa operação a mesma tributação da operação original.
Por outro lado, quando o destinatário não é encontrado para receber o produto, a recusa pode ser registrada no verso do DANFE da nota fiscal pelo próprio transportador.
Como devolver uma nota fiscal?
Há, basicamente, duas maneiras de devolver uma nota fiscal. Confira!
Devolução com nota fiscal emitida pelo destinatário
Acontece quando quem recebeu a nota (comprador, cliente ou fornecedor) a devolve ao estabelecimento (empresa, comércio ou loja). O próprio destinatário deverá emitir a nota de devolução para seguir o caminho da operação de compra e venda.
Devolução de mercadoria com a mesma nota fiscal
O transportador ou o destinatário que não aceitou receber a mercadoria deve escrever, no verso do DANFE, o motivo da devolução, inserir a data e assinar. Depois, a NF de origem será utilizada para que o emissor faça a NF-e de devolução. Nesse caso, o canhoto não deve ser assinado nem destacado, já que isso caracterizaria a entrega da mercadoria.
O emissor da nota fiscal, ao receber o produto de volta, precisará emitir uma nota de entrada, com todos os dados que identifiquem o documento de saída, mostrando que essa mercadoria voltou para o estoque. Na nota fiscal de devolução é preciso dar uma atenção especial ao código fiscal. Há diferenças, dependendo do tipo de mercadoria. Veja!
Mercadorias industrializadas
- CFOP 5.201: operações no estado.
- CFOP 6.201: operações em outros estados.
Mercadorias adquiridas para consumo pessoal ou ativo fixo
- CFOP 5.553 e 5.556: operações no estado.
- CFOP 6.553 e 6.556: operações em outros estados.
Além disso, lembre-se sempre de que na nota fiscal de devolução não se deve lançar o imposto referente à compra. O correto é apenas indicá-lo, nos dados adicionais, para que seja gerado o crédito para o estabelecimento fornecedor.
Pela legislação, não há um prazo para a emissão de uma nota fiscal de devolução. Ela pode ser feita quando o contribuinte necessitar. Tenha em mente que, em operações comerciais, a devolução, geralmente, é feita dentro do prazo de garantia do produto.
Como fazer nota de devolução?
Agora que você compreendeu o processo de maneira abrangente, explicaremos como emitir a nota fiscal de devolução, preenchendo seus campos e especificações corretamente. Também detalharemos as etapas para efetuar a devolução com a mesma nota fiscal de origem. Confira!
Nota fiscal de devolução emitida pelo destinatário
Pelo seu software de gestão de documentos, os campos solicitados basicamente :
- inicie a emissão da nota informando sua finalidade de geração do documento, nesse caso, de devolução — é preciso informar se é uma nota de entrada ou saída, nesse caso, selecione a última opção;
- no campo ou aba “Notas Referenciadas”, informe o número da chave de acesso da nota fiscal de compra — ele é composto por 44 caracteres e encontra-se no canto superior direito do documento;
- preencha os campos referentes às informações do seu fornecedor ou cliente, responsável por receber a mercadoria em retorno;
- informe os dados de frete e transportadora (se houver);
- coloque os dados referentes ao produto, incluindo o NCM;
- preencha os detalhes de tributação — se possível, peça para o contador responsável pela empresa validar essas informações;
- preencha o campo de informações adicionais, se preciso;
- clique em “Salvar”, depois valide a nota — será necessário informar o certificado digital da empresa;
- transmita a nota fiscal para o sistema da Sefaz e aguarde o retorno positivo do processo;
- imprima a nota e anexe à mercadoria a ser devolvida.
Viu como é simples emitir uma nota de devolução? Agora veja como realizar a devolução utilizando a mesma nota fiscal recebida com a mercadoria.
Devolução com a mesma nota fiscal
Para realizar esse processo, basta informar no verso da nota fiscal os motivos da devolução, datar e assinar. Com isso, a mercadoria já está pronta para retornar ao seu local de destino.
Vale ressaltar que será preciso registrar a entrada da mercadoria na empresa por meio de nota com indicação de dados da NF original. O documento servirá para compensação tributária no processo de escrituração e registro da informação no Livro de Registro de Entradas, separadamente dos demais documentos fiscais.
Nesse caso, utilize os seguintes códigos de operações fiscais (CFOP) para cada situação!
Mercadoria adquirida para processos de industrialização
- 5.201 — operações no estado.
- 6.201 — operações em outros estados.
Mercadoria destinada a comercialização
- 5.202 — operações no estado.
- 6.202 — operações em outros estados.
Mercadoria para compor o ativo fixo ou consumo próprio da empresa
- 5.553 e 5.556 — operações no estado.
- 6.553 e 6.556 — operações em outros estados.
Lembre-se de que esse registro pode (ou não) ser tributado, entrando nas modalidades de isenção, não incidência ou diferimento do pagamento do ICMS. Como no processo de devolução com emissão pelo destinatário, será preciso consultar a contabilidade para verificar como preencher esse ponto.
O que fazer com o ICMS e com o IPI?
A empresa que recebe a mercadoria de volta, ao lançar a nota fiscal devolvida nos livros, aproveita o crédito do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e do ICMS, que foi objeto de incidência desses impostos por ocasião da saída. Para isso, eles precisarão estar destacados na nota fiscal de devolução. Veja como fazer!
Crédito de ICMS
O crédito para a empresa vendedora acontece porque houve débito do imposto pela saída do produto. Depois de voltar ao estoque, a mercadoria terá nova saída tributada. Como o artigo 59 do RICMS/2000-SP garante o princípio da não cumulatividade, sempre haverá o crédito na devolução.
Isso só não ocorrerá se, por alguma razão, a mercadoria não tenha condições de ser reintegrada ao estoque. Nesse caso, o contribuinte deixará de creditar o valor do ICMS porque não haverá a saída subsequente tributada pelo imposto estadual.
IPI
Toda empresa não contribuinte do IPI, mas que tenha comprado produto de indústria ou importado uma mercadoria do tipo deve mencionar o valor do imposto no campo “Dados Adicionais”. Dessa forma, o IPI vai se juntar ao preço unitário da NF.
