Para que você já comece a leitura deste conteúdo consciente da importância do cadastro de produtos para as empresas, vamos estabelecer um paralelo entre o cadastro de itens e o coração humano. Para o corpo humano, o coração atua como a parte central do sistema circulatório. Ou seja, esse órgão é o principal responsável pelo bombeamento sanguíneo, de oxigênio e outros nutrientes para todo o corpo. Tamanha é a sua importância que, até mesmo pequenas deficiências ou anomalias neste órgão, podem comprometer seriamente o bom funcionamento de outras partes do organismo humano.
Com o cadastro de itens é da mesma forma. Quando saudável, dá a base para que outros setores da empresa, como fiscal, tributos e financeiro, trabalhem de forma assertiva e coesa.
Com que frequência preciso atualizar meu cadastro de itens?
Para responder essa pergunta antes é preciso considerar alguns fatores externos que afetam diretamente todo esse processo. Entre eles, e talvez o principal aspectos, as atualizações na legislação.
Note que, regularmente, as Secretarias de Fazenda (Federal e Estadual) anunciam a atualização de alguma regra, afetando a forma como é feita a classificação de uma categoria específica de produtos. Quer essas mudanças estejam relacionadas aos códigos NCM, as alíquotas dos tributos ou quaisquer outras normas, evidentemente isso irá refletir nas informações cadastrais das mercadorias. Diante o exposto, o ideal é que o cadastro de itens da sua empresa seja atualizado diariamente. Ou seja, deve ser algo contínuo. Sempre orientamos os nossos clientes quanto a importância de se ter um cadastro higienizado, com informações sempre atualizadas. Tais cuidados contribuem para manter a empresa em conformidade com o Fisco e ainda refletem positivamente na saúde financeira do negócio.
É válido reforçar que a constância nas ações que objetivam a manutenção do cadastro de produtos atualizado é essencial para a sustentabilidade do próprio processo em si, sobretudo a longo prazo. Perceba que “manter organizado” é mais viável do que esperar “virar uma bagunça” para então arrumar tudo.
Por isso, gaste um tempo de qualidade avaliando com cuidado o que precisa ser corrigido e de que forma você pode melhorar esse aspecto em particular na sua empresa.
Quais os impactos de um cadastro de itens defasado?
Você já entendeu a importância de a empresa ter um cadastro de itens saudável. Mas, quais são os impactos que as informações desatualizadas nos dados cadastrais dos produtos podem causar para as empresas?
Falaremos sobre os dois principais que, via de regra, estão relacionados.
1) Coloca a empresa em situação de desconformidade com o Fisco;
Note que a legislação define uma série de regras específicas para a classificação das mercadorias. Uma vez que as informações registradas no sistema da sua empresa estiverem em desacordo com as normas vigentes, automaticamente o seu negócio estará em desconformidade com o Fisco. É auto-explicativo e até lógico. Entretanto, essa consequência em particular, advinda de um cadastro de itens defasado, acarreta uma série de outros efeitos nocivos para as empresas.
2) Prejudica a saúde financeira do negócio
A classificação das mercadorias afeta diretamente a saúde financeira do negócio. Via de regra, no sistema tributário brasileiro, a cobrança dos tributos é definida com base nas informações fiscais dos itens. Nesse sentido, a forma de recolhimento e o valor da alíquota pode variar conforme as informações descritas na NF-e, quer se trate de uma operação de compra ou venda. Assim, se classificação fiscal do item não estiver correta, a empresa corre o risco de pagar impostos indevidos ou deixar de pagar tributos que, por lei, deveriam ser cobrados para aquela operação específica. Com isso, além do prejuízo financeiro, o negócio ainda fica suscetível a sofrer outras penalizações pelo Fisco.
Dicas para manter o cadastro de produtos da sua empresa higienizado
Se você chegou até aqui, certamente deve estar se perguntando:
“Certo, mas o que eu preciso fazer para higienizar o cadastro de produtos no meu sistema?”
Evidentemente, é de suma importância que as empresas adotem metodologias eficientes em relação ao tema tratado neste conteúdo. Por isso, listamos a seguir, algumas boas práticas para lhe orientar nesse processo. Ao final, cabe à você avaliar as estratégias propostas e aderir àquelas que mais se adequem as necessidades do seu negócio.
Tenha um processo de cadastro de itens bem definido
Embora pareça simples e um tanto óbvio, definir as etapas do processo de cadastro de itens faz toda a diferença. É preciso que haja um direcionamento bem elaborado quanto às etapas que integram o ciclo de vida do item na empresa, desde a entrada da mercadoria no estoque e o registro de suas características no software até o momento em que o produto for vendido. Nesse sentido, busque definir uma sequência de ações a ser seguido pelos profissionais que cuidam dessa área no seu negócio. Você pode, por exemplo, orientar esse processo observando os seguintes aspectos:
- Separe as mercadorias por categoria;
- Faça uma relação das características dos produtos (peso, quantidade, tamanho, entre outros);
- Crie subcategorias e agrupe os itens por marca, fornecedor, etc;
- Explore recursos visuais para facilitar a identificação dos produtos;
Com a metodologia de cadastro estruturada é possível avançar para as etapas subsequentes.
Estabeleça um padrão de cadastro
Agora que você definiu as etapas para a realização do cadastro das mercadorias, é importante estabelecer um padrão de cadastro para os seus itens. Quais as características de que precisa para conseguir identificar os produtos? Pense nisso. Informações como NCM, CEST, nome e descrição do produto, categoria, marca, unidade, preço de custo e de venda, data de validade, são indispensáveis e podem lhe servir de norte nesse sentido. Não podemos deixar de mencionar a importância de informar também o código de barras (EAN) das mercadorias. É fundamental utilizar esse recurso uma vez que ele exerce influência direta sobre as etapas seguintes da classificação fiscal dos produtos e demais obrigações tributárias. Definido o formato de cadastro, basta replicar para as demais mercadorias comercializadas pela sua empresa. Isso possibilita uma melhor organização das informações no sistema da empresa e contribui para a eficiência de outras atividades, como por exemplo, o controle de estoque.
Mantenha uma relação transparente com o seu Contador
Mencionamos nesse post aqui que a boa comunicação entre empresa e Contador é um dos aspectos-chave para o sustento de um negócio. Todavia, estabelecer uma relação de confiança e transparência com o seu profissional contábil refletirá de forma positiva no cadastro de itens da sua empresa.
Mas, de que forma?
Primeiramente, é importante que o Contador saia da esfera de execução e assuma o papel de auxiliador na análise e conferência dos dados. Ou seja, ele precisa atuar como um agente externo de análise, checando as informações que de alguma forma já passaram por uma triagem inicial. O que propomos aqui, caro leitor, é que as empresas assumam a linha de frente nessa empreitada de regularização do cadastro de itens e atribuam aos seus profissionais contábeis somente a validação final desse processo. Com isso, o seu negócio pode operar de forma mais independente, sem abrir mão da segurança fiscal, ao mesmo tempo em que os profissionais contábeis são beneficiados com a otimização e potencialização de uma série de processos que não mais dependem exclusivamente deles. Evidentemente, para que a comunicação entre o Contador e a empresa seja otimizada e se torne mais transparente, é necessário mudar o mindset e recorrer à tecnologia para intermediar essa relação. E é exatamente esse aspecto que exploramos no tópico a seguir. Leia com atenção.
Tenha uma ferramenta para te ajudar
Estamos nos aproximando do final desse conteúdo e esperamos que você já consiga perceber que, felizmente, gerenciar o cadastro de itens da sua empresa é um trabalho que você não precisa fazer sozinho! Existem tecnologias no mercado que, através da análise dos arquivos XML e arquivos SPED, fazem o levantamento de todas as informações dos produtos no seu estoque e trazem para você um diagnóstico completo sobre o que está correto e o que precisa ser corrigido no seu cadastro de itens. Por isso, ter uma ferramenta para te auxiliar no processo de higienização do cadastro dos seus produtos é fundamental.
Outro ponto importante, já mencionado aqui nesse post mas que vale a pena reforçar, é que tão importante quanto corrigir é manter essas informações atualizadas. E esse é outro benefício que a tecnologia pode lhe proporcionar. Uma vez que você integra a tecnologia em seus processos, poderá usufruir também de ferramentas que vão lhe ajudar a monitorar tudo o que entra e sai da sua empresa, confrontando as informações em tempo real com as regras fiscais e tributárias vigentes. É um investimento que vale a pena, sobretudo se você deseja que a sua empresa cresça de forma sólida e sustentável no mercado.
