A administração de estoque é uma das tarefas mais importantes que devem ser realizadas nas empresas que o possuem, independente de seu tamanho. Este controle é definido, basicamente, pelo monitoramento e análises constantes de todos os produtos do seu estoque, seja produto acabado, insumos ou matéria-prima, desde o fluxo de entradas e saídas, até o controle de perdas e a necessidade de novas compras. A gestão de estoque, portanto, é a capacidade da empresa em controlar precisamente as quantidades de seus produtos armazenados para determinar novas demandas de compra, entender a relevância de seus produtos para o mercado e até entender quanto, em dinheiro, o estoque vale para a empresa.
Qual a importância do controle de estoque?
É preciso entender que a gestão de estoque serve, principalmente, para garantir o sucesso dos negócios e bons resultados comerciais. Não adianta manter um estoque enorme de produtos pensando que isso significa prosperidade e aumento de vendas. Isso, nada mais é, do que investimento perdido e estagnado. Vamos entender o porquê.
Manter o controle de produtos ideal no estoque para a sua atividade operacional é a base de qualquer negócio bem sucedido. Ou seja, trabalhar sem excessos e estoque parado, perda de produtos por roubo ou vencimento de lote, garantindo que sempre haja disponibilidade para os seus clientes conforme a necessidade.
Por isso, é preciso também entender a oscilação de demanda que a sua empresa pode sofrer durante determinados períodos, dependendo da sua atividade e dos produtos que oferece, para definir a quantidade ideal de produtos ou matéria-prima que atendem a clientela, com total segurança e efetividade a qualquer momento.
Outro ponto é sobre os fornecedores. Sabemos que realizar compras maiores pode significar melhores negociações e preços com os seus fornecedores, não é mesmo? Portanto, é imprescindível usar isso ao seu favor e garantir sempre a melhor decisão de compra, vantajosa para a sua empresa e para a fidelização de seus fornecedores.
Ou seja, fica claro e explícito o tamanho da importância que uma boa gestão de estoque tem para as empresas. Evite erros, entenda as suas peculiaridades e conheça com profundidade a sua operação com um bom gerenciamento. E tudo isso ainda pode garantir um atendimento de maior qualidade para os seus clientes, tornando o seu negócio ainda mais competitivo no mercado.
Os 4 principais erros na gestão de estoque
1. Comprar mais ou menos produtos do que o necessário
É extremamente importante saber exatamente o que comprar e quando comprar. Lembre-se que, produto comprado a mais significa custos a mais de compra e manutenção que poderiam ser evitados, e produto comprado a menos pode significar falta de disponibilidade e perda de faturamento, caso a demanda exija um estoque maior de determinado produto.
2. Não realizar inventários periódicos
Outro passo imprescindível para uma boa organização de estoque é realizar inventários periódicos para fazer o levantamento físico de todos os produtos presentes no seu estoque em determinado período. Este é um momento importante para mapear e reorganizar da melhor maneira os seus produtos, tanto para otimizar e agilizar os processos quanto para identificar o estado de conservação dos produtos, e em determinados casos, analisar as datas de validade para pensar em novas estratégias para vender os produtos que estão próximos ao vencimento.
3. Não padronizar e detalhar a descrição dos produtos
Cada item possui as suas particularidades, certo? Porém, às vezes o mesmo produto pode possuir diversas cores ou tamanhos, por exemplo. Por isso, para evitar erros, o ideal é padronizar a descrição dos produtos e descrevê-la o máximo possível para garantir o registro completo dos itens e permitir que as análises sejam feitas com mais precisão.
4. Não atualizar entradas e saídas em tempo real
Este é um dos piores erros que alguns empresários cometem na hora de controlar os seus estoques. Se a sua empresa não utiliza um software integrado que realiza a baixa automática de seus produtos assim que a venda é concluída, é preciso ter muita atenção no momento de atualizar manualmente as entradas e saídas dos seus produtos. Essa atualização precisa ser feita imediatamente no momento em que a operação de compra ou venda ocorreu, para que nenhum detalhe seja perdido e evitar que o controle de estoque e financeiro sejam prejudicados.
E então, como evitá-los?
Por tudo o que já lemos até agora, fica claro que a gestão de estoque é uma tarefa necessária, porém não é tão simples. Por isso, existem diversos tipos de controle que o empresário e sua equipe podem realizar para evitar os problemas acima, desde o famoso papel e caneta, até planilhas elaboradas ou um sistema de gestão automatizado.
Cada empresa possui a sua particularidade, suas necessidades e o seu momento, certo? Por isso, sabemos que cada uma delas pode determinar a melhor maneira de fazer o seu controle e nenhum deles está errado.
Mas, conforme a empresa cresce e evolui, a melhor solução para evitar todos estes erros mencionados (e diversos outros!) de uma só vez, é adquirir um sistema de gestão de estoque que realize o gerenciamento completo de todos os processos envolvidos neste tipo de gestão.
Além disso, um sistema de gestão conta com diversos tipos de relatórios personalizados que podem ajudar, e muito, na criação de estratégias e novos cenários para a sua empresa, através da análise de vendas por período e curva ABC, por exemplo.
Como manter uma gestão de estoque eficiente
O controle por meio de ferramentas de gestão de estoque (software) é a garantia de uma atividade mais segura, eficiente e completa, com todas as vantagens que a automatização pode proporcionar, como aumento de produtividade e redução de custos para toda a empresa. Mas independente da forma que você escolher controlar o estoque da sua empresa, para garantir a eficiência neste processo, é preciso dedicação e qualidade no gerenciamento de ponta a ponta, seja por planilhas ou dentro de um sistema. Este é um processo que sempre será um grande desafio para o empreendedor e exigirá sempre muita atenção de quem estiver à frente dele.
